Gérér une petite organisation avec un service web (2019)

Préambule

Une petite organisation qui se réunit occasionnellement peut juger utile de se donner les moyens de partager des documents entre ses membres et ce d'une manière plus structurée qu'uniquement de main à main. Comme type de documents, on pense par exemple à des compte-rendus et des agendas. Cela peut par exemple concerner un groupe de réflexion local, un petit syndicat, ou un groupe d'une iniative de transition écologique. Le présent document ne vise donc pas des organisations qui ont une forte activité ou beaucoup de membres.

Pour des raisons de coût financier et de simplicité, on peut envisager d'utiliser l'outil informatique, comme un service web. Il faut néanmoins être conscient que le coût écologique de l'informatique inclut de la pollution et de la consommation de ressources rares (aussi bien métalliques qu'énergétiques), ce qui n'est inclus que très superficiellement dans le prix des marchandises, alors que l'économie n'épuise nullement la question du coût réel et a particulièrement tendance à le nier dans un régime de court-terme. De plus, l'informatique n'est pas facile pour tout le monde et demande un certain équipement, à l'inverse du papier et d'un endroit d'affichage public ou à accès restreint (par exemple au sein d'un local).

Si on souhaite être respectueux des autres (hors écologie), on priviligéra le logiciel libre, l'auto-hébergement, le local, la résilience, la démocratie, etc. Si on s'en fout, alors vive le logiciel privateur, la centralisation tout azimut, les collectifs de production néfastes à la société (comme ceux pratiquant la surveillance de masse, l'autoritarisme, et/ou l'évasion fiscale), etc.

Wiki

Un wiki est une application de gestion collaborative de pages permettant de les visualiser graphiquement au moins sous la forme de pages web. La structure est par défaut minimale, mais c'est très flexible, puisqu'on peut faire des éléments sémantiques (titres, listes, tableaux, etc.) et bien sûr des liens vers d'autres pages. Il est très fréquent qu'il y ait une interface web avec un éditeur pour l'édition des pages. Il est souvent possible de joindre des fichiers dans n'importe quel format (PDF, OpenDocument, etc.).

DokuWiki

DokuWiki est léger et simple. Son interface web est épurée. Il permet de gérer des fichiers et de mettre des liens vers ceux-ci. C'est du logiciel libre. Il est extensible via des modules complémentaires, comme par exemple schedule qui permet de renseigner des événements dans un calendrier et sur une carte.

Il ne nécessite pas de système de gestion de base de données et faire une sauvegarde des pages est aisé. De plus, il utilise le langage PHP, qui est très courant pour le Web. Le système d'exploitation Debian fournit un paquet pour l'installer et le mettre à jour aisément. À travers Framasite, l'association française à but non lucratif Framasoft en propose une instance gratuite à l'usage.

Kanban

On peut souvent créer plusieurs équipes. Les informations se rangent dans des tableaux. Les tableaux ont bien sûr des colonnes. Dans celles-ci, on peut insérer des "cartes". Ces dernières peuvent avoir des éléments comme : listes de choses à faire (check-lists en anglais), étiquettes, date limite, et pièces jointes. On peut ainsi définir une réunion à faire dans la colonne associée avec date pour savoir quand, ordre du jour, étiquette pour savoir le méta-sujet (comme les hashtags sur les "réseaux sociaux"), et pièces jointes pour donner plus d'informations. Plus tard, on peut la faire et déplacer la carte dans la colonne associée (pour signaler qu'elle a démarré). Ensuite on peut l'indiquer comme étant terminé et y ajouter de nouveaux éléments, comme des pièces jointes, par exemple pour un compte-rendu.

Kanboard

Kanboard est un logiciel libre de Kanban, sous forme de service web (qui est auto-hébergeable). Il est simple et clair. On peut joindre des documents, définir une date de début et d'échéance, définir des étiquettes et des couleurs, etc. Pour les événements avec des dates, on peut les consulter sur un agenda. 3 profils de permission sont gérés : administrateur, gestionnaire, et simple utilisateur/utilisatrice. Il y a la possibilité de gérer des groupes. Il gère la syntaxe Markdown (qui est facile à prendre en main). Pour une présentation plus étendue mais simple, on peut lire "Framaboard : les libristes ont réinventé le tableau blanc… mais en mieux !" (disponible sur le site web framablog.org).

Il est utilise le langage PHP et fonctionne avec SQLite, qui sont très courants sur les serveurs web, même sur ceux disponibles "gratuitement". L'association française à but non lucratif Framasoft en propose une instance gratuite à l'usage : Framaboard.

Pour le système d'exploitation Android, il existe l'application Kandroid (qui est disponible sur F-Droid).

Trello

Trello est un service web qui est privateur et centralisé. C'est un outil de gestion de projet inspiré par la méthode Kanban. En 2017, il a été racheté par Atlassian pour une somme astronomique. L'interface web graphique nécessite JavaScript (qui nécessite un navigateur web usine-à-gaz, comme Firefox ou Chromium, et est un danger potentiel pour la vie privée) et ne se prive pas d'inclure des sources externes (dont Google qui se privera probablement de récupérer des données personnelles comme on peut s'en douter).


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